Miejsce konferencji: lokalizacja, warunki zaplecze technologiczne potencjał cateringowy i organizacja przestrzeni konferencyjnej. Transport dla gości specjalnych - Krysiński, Przemysław (Organizacja konferencji naukowych, 2022)
Wybór miejsca konferencji jest zadaniem priorytetowym, co do którego powinna zapaść decyzja już na początkowym etapie jej przygotowania. Od jego wyboru zależą m.in. budżet, organizacja obrad, liczba zaproszonych gości, formy wystąpień itd. Ostateczną decyzję o wyborze miejsca powinien podjąć kierownik konferencji.